Politicas

POLÍTICA DE REGALOS Y ATENCIONES


Actualizado y aprobado en Sesión de Directorio de fecha 14 de octubre del 2021

I. PRESENTACIÓN

La presente política tiene por objeto regular lo referente al otorgamiento y recepción de regalos y atenciones contenido en el Código de Ética y hace parte de las medidas del Sistema de Administración del Riesgo de Fraude, Soborno y Corrupción (SARFC).

El ofrecimiento y recepción de regalos y atenciones en el ámbito de los negocios es una forma habitual de fortalecer las relaciones comerciales y, con ciertas restricciones, es una práctica legítima, siempre que se adecuen a las normas y principios éticos internos y a la legislación.


II. OBJETIVO

El objetivo principal de esta política es establecer los parámetros generales de actuación, con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas a conflictos de interés, reales o potenciales, y a los riesgos de Fraude, Soborno, derivados del otorgamiento o recepción de regalos y atenciones.


III. REGLAS

3.1 Generales

3.1.1 No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones, si se entienden o parecen entenderse, como una obligación o un soborno.

3.1.2 No ofrecemos, prometemos, pagamos o autorizamos pagos, directa o indirectamente, para influir en las decisiones de algún funcionario gubernamental, autoridad o cualquier otro tercero. Los terceros son todas aquellas personas naturales o jurídicas que tienen o pueden llegar a tener alguna relación con Cyberline SRL, incluidos, pero no limitados a: clientes, proveedores, intermediarios, consultores, autoridades, contrapartes, etc.

3.1.3 No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones a cambio de otorgar alguna ventaja o de desconocer algún procedimiento, en favor o en contra de un tercero.

3.1.4. No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones cuando esté pendiente la toma de alguna decisión o se pueda afectar el juicio de un tercero.

3.1.5. Bajo ninguna circunstancia recibimos dinero en efectivo o su equivalente.

3.1.6. Antes de aceptar regalos y atenciones verificamos que sean razonables en costo, frecuencia y cantidad.

3.1.7. Rechazamos todos los regalos o atenciones que no cumplan con los parámetros aquí establecidos.

3.1.8. No ofrecemos, aceptamos o solicitamos regalos o atenciones en más de dos ocasiones en un año calendario, relacionados con un mismo tercero.

3.1.9. Desalentamos a los terceros de que nos ofrezcan regalos o atenciones.


3.2 Reglas de Recepción

Podemos ofrecer o aceptar regalos y atenciones en relación con nuestro trabajo en Cyberline SRL, siempre que cumplan con las siguientes reglas:


3.2.1 En el caso de las atenciones

Podemos ofrecer o aceptar regalos y atenciones en relación con nuestro trabajo en Cyberline SRL, siempre que cumplan con las siguientes reglas:

  • Siempre asistimos con el tercero.
  • Verificamos que los costos involucrados sean razonables para este tipo de eventos.
  • Si es un viaje, dentro o fuera del lugar de residencia, éste debe corresponder exclusivamente a una finalidad comercial y debemos solicitar previamente autorización expresa y escrita de nuestro jefe directo, quien a su vez informará el caso al Directorio.
  • Solo aceptamos atenciones que no impliquen actividades, productos o lugares que puedan avergonzar o ser considerados de mal gusto por el destinatario, afectar la reputación de Cyberline SRL o violar sus principios éticos.

3.2.2 En el caso de los regalos

  • Solo aceptamos regalos institucionales, regalos de valor simbólico y en todo caso, regalos que, con base en una evaluación razonable, se pueda estimar que su valor es igual o inferior a USD$100.
  • No recibimos regalos que puedan ser considerados de mal gusto o violar los principios éticos de Cyberline SRL.
  • Cada vez que recibamos un regalo, atención o cualquier otro beneficio, debemos reportarlo por escrito al Directorio (directorio@cyberline.com.pe), mediante un correo electrónico, conteniendo la siguiente información:

    - Fecha del evento
    - Área(s) involucrada(s)
    - Nombre del colaborador
    - Cargo
    - Nombre de la empresa de la contraparte
    - Descripción del regalo o atención
    - Valor aproximado en soles (S/)
    - Especificar si se aceptó
    - Comentarios adicionales

  • En el evento en que nos envíen regalos u ofrezcan atenciones que superen el valor máximo establecido, debemos informarlo inmediatamente al Directorio, para que determinen las acciones a seguir.
  • De manera general, se preferirá la devolución del regalo o el rechazo de la atención mediante una comunicación cordial, atendiendo la comunicación que el Directorio establezca para el efecto
  • En los casos en que la devolución del regalo pueda afectar la relación con el tercero o sea imposible, el regalo será donado a la fundación “Traperos de Emaus” y se remitirá una comunicación al tercero informándole tal situación.

3.4 Reglas de otorgamiento

  • Siempre respetamos nuestro nivel de atribuciones para la realización de invitaciones u otorgamiento de regalos a terceros.
  • Los regalos e invitaciones que ofrecemos deben tener un costo razonable, de acuerdo a nuestro buen juicio.
  • Siempre respetamos las políticas de regalos y atenciones de los terceros a quienes van dirigidos.

IV. DUDAS O INAPLICABILIDAD

En caso de dudas en cuanto a la viabilidad de recibir u ofrecer regalos o atenciones o si no es posible aplicar los parámetros acá establecidos, debemos reportar inmediatamente la inquietud a la Gerencia de Control de Procesos para su resolución.

Dependiendo la relevancia de la situación y una vez efectuada la evaluación respectiva, el Gerente de Control de Procesos someterá la situación a consideración del Directorio.


V. REPORTE DE VIOLACIONES

Si observamos alguna violación a la presente política, debemos reportarla de inmediato a laGerencia de Control de Procesos.

El incumplimiento a esta política generará las sanciones establecidas en el Código de Ética.

VI. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Personas Asociadas a Cyberline SRL.


VII. RESPONSABILIDADES

  • Colaboradores de Cyberline SRL: Cumplir con lo establecido en este protocolo.
  • Gerencia General y Complementarias: Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en este protocolo.
  • Gerencia General y Complementarias: Garantizar la adecuada difusión de este documento a toda la Organización.

VIII. ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA

El presente documento será de aplicación a partir del día siguiente de la fecha de su promulgación por el Gerente General de Cyberline SRL y su vigencia se mantendrá mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.